پیگیری پول در رابطه‌ی درمانی همیشه کار حساسی بوده است. وقتی رزرو و پرداخت پیش از جلسه و در یک مسیر مشخص انجام شود، جلسه فقط جلسه می‌ماند.
بیشتر مشاوران و روانشناسان در دانشگاه یاد گرفته‌اند که چطور با مراجع حرف بزنند، ولی هیچ‌کس به آن‌ها یاد نداده که وقتی مراجع پول را دیر می‌دهد یا جلسه را بی‌خبر لغو می‌کند، چه بگویند. این موضوع در عمل بخش کوچکی از وقت و بخش بزرگی از انرژی ذهنی را می‌گیرد: باید پیگیری کنید و در همان حال نخواهید رابطه‌ی اعتماد را آسیب بزنید.
مشکل دوم، برنامه‌ریزی است. جلسه‌ی خالی‌ماندن یعنی ساعتی که نه درآمد دارد و نه می‌شود آن را به مراجع دیگری داد. برای مشاوری که ظرفیت محدودی دارد، چند جلسه‌ی لغوشده در ماه تفاوت چشمگیری ایجاد می‌کند.
اگر هزینه‌ی جلسه پیش از شروع، با یک لینک شفاف و بدون حضور شما پرداخت شود، دیگر لازم نیست در جلسه یا در پیام‌های بعدی درباره‌ی پول حرف بزنید. مراجع مبلغ را از قبل دیده، پرداخت کرده و رسیدش هم ثبت شده است. شما فقط در پنل می‌بینید که جلسه‌ی ساعت پنج پرداخت‌شده است.
برای مراجعان تازه یا مشاوره‌های مقطعی. یک خدمت با مبلغ مشخص و یک لینک که مراجع زمان را انتخاب و پرداخت می‌کند.
برای مراجعانی که مرتب می‌آیند. هر بار نوبت جدیدی رزرو و پرداخت می‌شود یا یک بار برای چند جلسه فاکتور ساخته می‌شود.
مثلاً بسته‌ی چهار جلسه‌ای با قیمت مجموع. می‌توانید آن را به‌صورت یک خدمت جدا با قیمت بسته تعریف کنید.
همان خدمت با عنوان جداگانه. مراجع همان روند رزرو و پرداخت را طی می‌کند و لینک جلسه را جداگانه می‌گیرد.
ثبت‌نام با شماره موبایل و کد تأیید انجام می‌شود.
مثلاً جلسه‌ی فردی، جلسه‌ی زوج، جلسه‌ی خانواده یا مشاوره‌ی تلفنی. هر نوع، مبلغ و مدت خودش را دارد.
بازه‌ی تاریخ، ساعت‌هایی که جلسه می‌پذیرید و طول هر جلسه را مشخص می‌کنید. ساعت‌های استراحت و جلسات شخصی را در آن نگذارید.
لینک را در صفحه‌ی حرفه‌ای، پروفایل یا پیام تأیید اولین تماس می‌فرستید.
مراجع نوبت را می‌گیرد، پرداخت را انجام می‌دهد و رسید را ثبت می‌کند.
رسید را بررسی و تأیید می‌کنید؛ جلسه با وضعیت پرداخت‌شده در برنامه می‌ماند.
مراجع از شما وقت می‌خواهد. شما لینک جلسه‌ی اول را می‌فرستید که قیمت و شرایط لغو در آن نوشته شده است.
مراجع نوبت را انتخاب و هزینه را پرداخت می‌کند و رسید در پنل شما می‌نشیند. شما قبل از جلسه می‌دانید پرداخت انجام شده است.
برای مراجع تازگی ندارد؛ لینک را می‌شناسد و خودش نوبت می‌گیرد. شما فقط در پنل وضعیت را می‌بینید.
اگر لازم شد، بسته‌ی چندجلسه‌ای پیشنهاد می‌دهید و با فاکتور یا خدمت جدا پرداخت را ثبت می‌کنید.
برای رزرو، فقط نام و شماره‌ی تماس لازم است. کارت پی ابزار رزرو و پرداخت است، نه پرونده‌ی درمانی. محتوای جلسه، تشخیص، یادداشت‌های بالینی یا سابقه‌ی بیماری در آن ثبت نمی‌شود و نباید ثبت کنید.
عنوان خدمت‌ها، توضیح لینک و حتی بابت پرداخت ممکن است در رسید یا پیام‌رسان دیده شود. به‌جای عبارت‌هایی مثل «جلسه‌ی درمان افسردگی» از عنوان‌های عمومی استفاده کنید: «جلسه‌ی مشاوره‌ی فردی ۴۵ دقیقه‌ای». هر چه کمتر درباره‌ی دلیل مراجعه در عنوان باشد، حریم مراجع محافظت‌شده‌تر است.
رسید تصویری ممکن است نام صاحب حساب و شماره‌ی کارت را نشان دهد. این تصویر پشت حساب شما نگه داشته می‌شود. اگر ربات تلگرام یا بله به حساب وصل است، فقط چت‌هایی را وصل کنید که واقعاً به آن‌ها اعتماد دارید، چون هر چتِ وصل می‌تواند رسیدها و پرداخت‌ها را ببیند.
| روش | مزیت | نکته‌ی عملی |
|---|---|---|
| پیش از هر جلسه | ساعت قطعی می‌شود و لغو دیرهنگام کم می‌شود | رسید را پیش از ساعت جلسه تأیید کنید |
| بعد از هر جلسه | برای مراجعی که فشار مالی دارد راحت‌تر است | پیگیری و فراموشی بیشتر می‌شود؛ مهلت پرداخت را مشخص کنید |
| بسته‌ی چندجلسه‌ای | تعهد بلندمدت‌تر و رفت‌وآمد پرداخت کمتر | قاعده‌ی استفاده از جلسات و مهلت اعتبار را پیش از پرداخت بنویسید |
| ماهانه با فاکتور | برای مراجعانی که چند جلسه در ماه دارند | فاکتور با ردیف‌های جلسات بسازید و پرداخت‌ها را روی آن ثبت کنید |
روانشناسی که هفته‌ای بیست جلسه دارد، جلسات را از طریق لینک می‌فروشد. هر مراجع در اولین جلسه لینک را می‌گیرد و برای جلسات بعد همان را استفاده می‌کند. چون پرداخت‌ها وقتی ثبت می‌شوند که نوبت رزرو شده، روانشناس صبح هر روز می‌داند کدام جلسه‌ها پرداخت‌شده است و در پنل یک نگاه برای دیدن همه‌چیز کافی است.
مشاوری که برنامه‌ی تحصیلی دانش‌آموزان را بسته‌ای می‌فروشد، برای هر خانواده یک فاکتور می‌سازد. خانواده نیمی از مبلغ را همان روز اول و بقیه را وسط دوره پرداخت می‌کند. مشاور در پنل می‌بیند کدام خانواده مانده دارد و بدون تماس ناخوشایند پیگیری می‌کند.
قاعده‌ی لغو را خودتان تعیین می‌کنید. رایج‌ترین الگو این است که لغو تا ۲۴ ساعت پیش از جلسه بدون هزینه است و بعد از آن مبلغ جلسه محاسبه می‌شود. ولی نحوه‌ی بیان اهمیت دارد، چون مراجع در شرایط حساسی است و دوست ندارد حس کند با او مثل یک مشتری دکه برخورد می‌شود.
مثلاً: «برای حفظ کیفیت کار هر جلسه یک ساعت مشخص برای شما نگه داشته می‌شود. اگر نیاز به تغییر دارید، لطفاً تا ۲۴ ساعت پیش اطلاع دهید تا زمان جدیدی پیدا کنیم. در موارد اضطراری حتماً با من در میان بگذارید.» این متن را در توضیح خدمت بنویسید.
قاعده‌ها برای شرایط عادی‌اند. اگر مراجع به‌خاطر بحران جدی جلسه را از دست داده، تصمیم با شماست که استثنا قائل شوید یا نه. در این حالت می‌توانید پرداخت قبلی را لغو یا برای جلسه‌ی بعدی نگه دارید؛ ابزار فقط ثبت را ساده می‌کند و داوری با شما می‌ماند.
بسیاری از مشاوران بخشی از جلسات را از راه دور برگزار می‌کنند. کارت پی خودش ویدیوکنفرانس یا تماس تلفنی ارائه نمی‌دهد؛ جلسه را روی هر پلتفرمی که ترجیح می‌دهید برگزار می‌کنید. کاری که ابزار می‌کند، رزرو زمان و دریافت پرداخت است.
پیشنهاد عملی این است که برای جلسه‌ی آنلاین یک خدمت جدا بسازید و در توضیح آن بنویسید جلسه از چه راهی برگزار می‌شود و لینک یا شماره‌ی تماس را بعد از تأیید پرداخت برای مراجع می‌فرستید. به این ترتیب پرداخت و ارسال لینک جلسه به هم گره می‌خورد و مراجع می‌داند برای ورود به جلسه منتظر چه چیزی است.
بعضی مراجعان ابتدا از شنیدن «باید پیش از جلسه پرداخت کنید» جا می‌خورند. دلیلش بی‌اعتمادی نیست؛ فقط پیش‌فرض ذهنی‌شان این است که پول را آخر جلسه می‌دهند. یک توضیح کوتاه و مهربان معمولاً کافی است.
«برای اینکه ساعت شما قطعی بماند و هیچ جلسه‌ای خالی نماند، هزینه‌ی جلسه پیش از شروع از طریق این لینک پرداخت می‌شود. بعد از پرداخت و ثبت رسید، زمان شما قطعی است. اگر هر سؤال یا مشکلی بود همین‌جا بپرسید.» می‌توانید این پیام را همراه لینک رزرو بفرستید.
اگر مراجع تازه است، در همان اولین تماس یا جلسه‌ی معارفه به او بگویید روال پرداخت و لغو چگونه است. وقتی این قاعده از ابتدا شفاف باشد، کمتر پیش می‌آید که بعداً سر آن بحث شود.
برای مراجعانی که مشکل مالی دارند، تصمیم‌ها با شماست: جلسه با مبلغ کمتر، بسته‌ی اقساطی یا مهلت پرداخت. کارت پی ابزار را فراهم می‌کند، ولی تصمیم اخلاقی و حرفه‌ای را شما می‌گیرید.
عنوان خدمت ممکن است روی رسید یا پیام دیده شود. دلیل مراجعه را در آن ننویسید.
بدون قاعده‌ی مکتوب، هر لغو یک گفت‌وگوی دشوار است. قاعده را پیش از اولین پرداخت اعلام کنید.
مراجع ممکن است رسید ناقص بفرستد. تا پول را روی حساب ندیده‌اید نوبت را قطعی نکنید.
اگر ربات را به گروه یا چت اشتراکی وصل کنید، همه‌ی اعضا رسیدها را می‌بینند. فقط به چت شخصی خودتان وصل کنید.
اگر بیشتر به رزرو عمومی و نوبت‌دهی نیاز دارید و دنبال توضیح کلی‌تر هستید، نوبت‌دهی آنلاین با پرداخت را ببینید. برای ایده‌هایی درباره‌ی پیش‌پرداخت و بیعانه هم دریافت بیعانه آنلاین مفید است.
بیشتر مشاوران دفتری برای جلسات دارند: یادداشت بالینی، روند درمان، تکالیف مراجع. کارت پی به هیچ‌کدام از این‌ها دست نمی‌زند و نباید هم بزند. نقش آن فقط این است که بدانید هر جلسه رزرو شده و پرداختش تأیید شده است یا نه.
این جدایی به نفع شماست. اطلاعات مالی و اطلاعات درمانی در دو جای جدا می‌مانند و هر کس که به یکی دسترسی دارد، لزوماً به دیگری دسترسی ندارد. اگر روزی منشی یا همکار مالی به پنل پرداخت نیاز داشت، هیچ اطلاعات بالینی‌ای جلوی چشمش نیست.
با رواج جلسات آنلاین، بسیاری از مشاوران مراجعانی از شهرهای دیگر دارند که هرگز حضوری نمی‌آیند. برای این مراجعان، پرداخت آنلاین پیش از جلسه تنها راه منطقی است. لینک رزرو جلسه‌ی آنلاین را برایشان بفرستید و پس از تأیید پرداخت، لینک جلسه را بدهید. این روال برای هر دو طرف قابل پیش‌بینی است.
خیر. فقط نام و شماره‌ی تماس برای رزرو و رسید پرداخت ثبت می‌شود. محتوای جلسه، تشخیص یا پرونده‌ی درمانی در کارت پی نگه داشته نمی‌شود.
نه. برای رزرو و پرداخت از لینک نیاز به ساخت حساب نیست. اگر ثبت‌نام کرده باشد، تاریخچه‌ی پرداخت‌هایش را در پنل مشتری می‌بیند.
بله. می‌توانید بسته را به‌عنوان یک خدمت با قیمت مجموع تعریف کنید، یا برای مبلغ بالاتر فاکتور بسازید و پرداخت را چند مرحله‌ای ثبت کنید.
بر اساس قاعده‌ای که خودتان پیش از پرداخت اعلام کرده‌اید. اگر پول برگردانده می‌شود، مستقیم به مراجع واریز می‌کنید و تراکنش را مرجوعی ثبت می‌کنید.
کارت پی رزرو و پرداخت را انجام می‌دهد. خود جلسه روی هر پلتفرمی که انتخاب کنید برگزار می‌شود و ابزار ویدیوکنفرانس جدا ندارد.
بله. ربات تلگرام و بله را به حساب وصل می‌کنید و رسید جدید را در پیام‌رسان تأیید یا رد می‌کنید. فقط چت‌های مورد اعتماد را وصل کنید.
یادآوری نوبت در این صفحه ادعا نشده است. اعلان‌های کارت پی برای رسید و وضعیت پرداخت‌اند.
برای هر مشاور یا هر نوع جلسه یک خدمت با زمان‌بندی مستقل بسازید. پنل به نام یک حساب است و نقش‌های جدا برای افراد مرکز وجود ندارد.
رسید همراه تراکنش در حساب شما می‌ماند. برای مدت نگهداری لازم در حرفه‌ی خودتان به قوانین و راهنمای انجمن‌های حرفه‌ای رجوع کنید.
حساب بسازید، کارت بانکی را وصل کنید و اولین پرداخت را دریافت کنید.