فاکتور فقط یک برگه نیست؛ باید معلوم کند مشتری چقدر بدهکار است، چقدر پرداخته و چه چیزی مانده. فاکتور آنلاین کارت پی همین حساب را خودش نگه می‌دارد.
خیلی از کسب‌وکارهای کوچک فاکتور را در ورد یا اکسل می‌سازند، به PDF یا عکس تبدیل می‌کنند و در پیام‌رسان می‌فرستند. هر بار از نو. بعد از ارسال هم هیچ چیز معلوم نیست: مشتری باز کرد؟ پرداخت کرد؟ نصفه پرداخت کرد و باقی‌مانده چقدر است؟ پیگیری همه‌ی این‌ها به ذهن شما یا یک یادداشت جدا می‌افتد.
مشکل اصلی این است که فاکتور و پرداخت دو دنیای جدا هستند. فاکتور یک فایل است و پرداخت‌ها اسکرین‌شات‌های پراکنده. هر وقت بخواهید بدانید «این فاکتور تسویه شده؟» باید رسیدها را جمع کنید و با یک ماشین‌حساب جمع بزنید. اگر مشتری یک بار نقد داده باشد و بار دیگر کارت‌به‌کارت، کار پیچیده‌تر هم می‌شود.
از سمت مشتری هم دلیل نگرانی هست. او فقط عکس یک فاکتور دارد و نمی‌داند مبلغ دقیق، شماره‌ی کارت درست و وضعیت پرداخت‌هایش کجاست. هر پرسش، یک پیام تازه و یک پاسخ دستی است.
هر فاکتور شماره، عنوان، مشخصات مشتری و مبلغ کل دارد و یک لینک عمومی که فقط صاحب لینک آن را باز می‌کند. مشتری در آن صفحه فاکتور را می‌بیند و همان‌جا پرداخت می‌کند. شماره‌ی فاکتور را خودتان می‌نویسید، یعنی اگر شماره‌گذاری خودتان را دارید همان را به کار می‌برید.
وضعیت فاکتور و جمع پرداخت‌شده از روی پرداخت‌های واقعی محاسبه می‌شود. وضعیت فاکتور فقط دو حالت دارد: پرداخت‌نشده و پرداخت‌شده. وقتی مجموع پرداخت‌های تأییدشده به مبلغ کل برسد، فاکتور خودش پرداخت‌شده می‌شود. نمی‌شود فاکتوری را بدون ثبت پرداخت «پرداخت‌شده» اعلام کرد. این قید عمداً گذاشته شده تا وضعیت فاکتور هیچ‌وقت با واقعیت نخواند.
ثبت‌نام با شماره موبایل و کد تأیید انجام می‌شود.
فاکتور می‌تواند در چند نوبت پرداخت شود. مبلغ پرداخت‌شده و مانده همیشه نمایش داده می‌شود.
اگر مشتری نقد یا بیرون از کارت پی پرداخته، آن را دستی روی فاکتور ثبت می‌کنید.
لینک فاکتور را از پنل به شماره‌ی مشتری پیامک می‌کنید. اگر پیامک نرسید، فاکتور سر جایش می‌ماند و لینک را خودتان می‌فرستید.
می‌توانید فایل مرتبط مثل قرارداد یا پیش‌فاکتور را به فاکتور پیوست کنید.
مشتریانی که ثبت‌نام کرده‌اند فاکتورهایشان را در حساب خود می‌بینند.
فاکتور را از سیستم خودتان بسازید و پرداخت‌ها را بخوانید.
عنوان فاکتور، شماره‌ی تماس مشتری و مبلغ کل را وارد می‌کنید. شماره‌ی فاکتور را هم خودتان می‌نویسید.
لینک را کپی یا با پیامک ارسال می‌کنید.
مشتری فاکتور را باز و پرداخت می‌کند و رسید را ثبت می‌کند.
رسید را با حساب بانکی تطبیق می‌دهید و تأیید می‌کنید. تا تأیید نشود، رسید روی مبلغ پرداخت‌شده نمی‌نشیند.
فاکتور با وضعیت پرداخت‌نشده یا پرداخت‌شده در فهرست می‌ماند و مانده‌اش مشخص است.
عنوان، مشتری و مبلغ کل ثبت می‌شود. وضعیت «پرداخت‌نشده» و جمع پرداختی صفر است.
با پیام‌رسان یا پیامک. مشتری صفحه‌ی فاکتور را می‌بیند و تصمیم می‌گیرد چه مقدار را همین حالا بپردازد.
تا وقتی شما تأیید نکرده‌اید، مبلغ به‌عنوان «در انتظار تأیید» نمایش داده می‌شود و روی جمع پرداخت‌شده اضافه نمی‌شود.
مانده کم می‌شود. اگر پرداخت دیگری لازم باشد، فاکتور باز می‌ماند.
وقتی جمع پرداخت‌های تأییدشده به مبلغ کل برسد، فاکتور خودش پرداخت‌شده می‌شود.
فاکتور هر چهار روش را کنار هم قبول می‌کند، چون در عمل مشتری ممکن است بخشی از بدهی را نقد و بخشی را آنلاین بدهد. مانده بر اساس مجموع همه‌ی این‌ها حساب می‌شود.
| روش ثبت | چه زمانی استفاده می‌شود | نکته |
|---|---|---|
| تراکنش کارت پی | مشتری از لینک فاکتور پرداخت می‌کند و رسید ثبت می‌شود | تا تأیید شما روی مبلغ پرداخت‌شده نمی‌نشیند |
| نقدی | مشتری حضوری نقد پرداخت کرده | خودتان دستی ثبت می‌کنید |
| کارت‌به‌کارت دستی | مشتری بیرون از لینک کارت‌به‌کارت کرده | برای تطبیق، تاریخ و مبلغ را دقیق بنویسید |
| سایر | هر روش دیگری مثل چک یا انتقال بانکی | در توضیح بنویسید چه بوده |
فاکتور مبلغ کل ۳۰ میلیون است. مشتری بیعانه‌ی ۱۰ میلیون را از لینک می‌پردازد و رسید ثبت می‌شود. تا تأیید شما، فاکتور هنوز «پرداخت‌نشده» است و ۱۰ میلیون در بخش «در انتظار تأیید» دیده می‌شود. بعد از تأیید، پرداختی ۱۰ میلیون و مانده ۲۰ میلیون است. دو هفته بعد ۱۰ میلیون نقد را حضوری می‌گیرید و دستی ثبت می‌کنید؛ مانده ۱۰ میلیون می‌شود. در تحویل، آخرین ۱۰ میلیون از لینک می‌آید و بعد از تأیید، فاکتور خودش پرداخت‌شده می‌شود.
مشاور مالیاتی برای هر مشتری ماهانه یک فاکتور با شماره‌ی خودش می‌سازد و لینکش را پیامک می‌کند. اگر پیامک نرسید یا مشتری شماره‌ی جدید دارد، لینک را مستقیم می‌فرستد. در پایان ماه، فهرست فاکتورها را باز می‌کند و فقط آن‌هایی را که هنوز «پرداخت‌نشده»اند پیگیری می‌کند.
ممکن است در نگاه اول محدودیت به نظر برسد، ولی دلیل خوبی دارد. اگر بشود فاکتور را بدون پرداخت «پرداخت‌شده» کرد، دیر یا زود یک نفر اشتباهی یا از سر عجله این کار را می‌کند، و گزارش‌های شما با حساب بانکی نمی‌خواند. وقتی وضعیت فقط از روی پرداخت‌ها ساخته می‌شود، هر عددی که در فاکتور می‌بینید قابل ردیابی است.
اگر مشتری بیرون از کارت پی پرداخته (مثلاً نقد)، راه درست ثبت یک پرداخت دستی روی فاکتور است. به این ترتیب هم مانده درست می‌شود و هم معلوم است آن پرداخت از چه راهی بوده.
یک تراکنش را نمی‌شود هم‌زمان به دو فاکتور وصل کرد. این قید جلوی یک اشتباه رایج را می‌گیرد: یک مبلغ دو بار در حساب‌ها بشمرد.
عنوانی مثل «فاکتور» بعد از شش ماه هیچ معنایی ندارد. نام پروژه یا ماه مربوط را در عنوان بنویسید.
شماره‌ی تماس برای ارسال پیامک و ساخت حساب مشتری استفاده می‌شود. پیش از ساخت فاکتور آن را بازبینی کنید.
پرداخت نقدی و حضوری را حتماً دستی ثبت کنید. در غیر این صورت فاکتور «پرداخت‌نشده» می‌ماند و بعداً سردرگمی ایجاد می‌شود.
رسیدی که تأیید نشود روی جمع پرداخت‌شده نمی‌نشیند. صف رسیدها را هر روز نگاه کنید.
لینک فاکتور یک آدرس تصادفی و غیرقابل حدس دارد، پس نشانی فاکتور یک مشتری با شمردن عددها به فاکتور مشتری دیگر نمی‌رسد. فقط کسی که لینک را دارد فاکتور را می‌بیند.
از پنل می‌توانید همین لینک را برای شماره‌ی مشتری پیامک کنید. پیامک سقف ساعتی مشخصی دارد، پس برای ارسال انبوه مناسب نیست؛ ولی برای ارسال فاکتور به چند مشتری در روز کافی است. اگر پیامک به هر دلیل (پوشش، فیلتر اپراتور) نرسید، فاکتور سر جای خودش می‌ماند و فقط کافی است لینک را در پیام‌رسان بفرستید.
همین لینک را می‌شود در پیام‌های اینستاگرام و تلگرام هم گذاشت. برای مدیریت سایر لینک‌ها صفحه‌ی لینک پرداخت کارت به کارت را ببینید.
فاکتورهایی که ماه‌ها باز می‌مانند معمولاً نه به‌خاطر بدقولی مشتری، که به‌خاطر فراموشی هر دو طرف باز مانده‌اند. یک روال ساده‌ی هفتگی این مشکل را تقریباً از بین می‌برد.
فهرست فاکتورها را باز کنید و فقط پرداخت‌نشده‌ها را ببینید. کنار هر کدام مانده و تاریخ آخرین پرداخت را نگاه کنید. فاکتوری که دو هفته تکان نخورده، نیاز به یک پیام دارد.
برای هر فاکتور باز یک پیام بنویسید که مانده را یادآوری کند و لینک فاکتور را دوباره بگذارد. نیازی به توضیح طولانی نیست؛ لینک خودش همه‌چیز را نشان می‌دهد: مبلغ کل، پرداخت‌شده و مانده.
گاهی فاکتور باز مانده چون مشتری پرداخت کرده ولی رسیدش هنوز تأیید نشده. پیش از پیام دادن، صف رسیدها را نگاه کنید تا به کسی که پرداخت کرده یادآوری نفرستید. این اشتباه کوچک، اعتماد مشتری را بیش از هر چیز دیگری خدشه‌دار می‌کند.
وقتی مشتری شما یک شرکت است، معمولاً کسی که فاکتور را می‌بیند با کسی که پول را می‌پردازد فرق دارد. مدیر پروژه فاکتور را تأیید می‌کند و واحد مالی پرداخت را انجام می‌دهد. لینک عمومی فاکتور این‌جا مفید است، چون می‌شود آن را بین چند نفر در همان شرکت دست‌به‌دست کرد و هر کس همان اطلاعات را ببیند.
برای این مشتری‌ها پیوست کردن قرارداد یا پیش‌فاکتور به فاکتور کمک بزرگی است. واحد مالی معمولاً بدون سند پشتیبان پرداخت نمی‌کند و پیوست، رفت‌وبرگشت پیام‌ها را کم می‌کند. اگر شرکت فاکتور رسمی می‌خواهد، آن را جدا صادر کنید و فاکتور کارت پی را برای پیگیری پرداخت نگه دارید.
فاکتور کارت پی ابزار پیگیری و دریافت پول از مشتری است. این فاکتور جایگزین صورت‌حساب رسمی سامانه‌ی مودیان مالیاتی نیست؛ اگر کسب‌وکار شما موظف به صدور فاکتور رسمی است، آن را مستقل و طبق مقررات صادر کنید.
بسیاری از کسب‌وکارها از فاکتور کارت پی کنار فاکتور رسمی استفاده می‌کنند: فاکتور کارت پی برای پیگیری پرداخت و فاکتور رسمی برای حسابداری و مالیات. این دو یکدیگر را نقض نمی‌کنند.
برای فریلنسرها و مشاوران، دریافت حق‌الزحمه و هزینه خدمات نمونه‌های کاربردی‌تری دارد. شرکت‌های خدماتی هم صفحه‌ی نرم‌افزار پرداخت برای شرکت‌های خدماتی را ببینند. اگر فاکتورها را از سیستم خودتان می‌سازید، مستندات API پرداخت کارت به کارت مفید است.
بعضی کسب‌وکارها هر ماه به همان مشتری‌ها فاکتور می‌دهند: شرکت خدمات نظافت، مشاور ماهانه، تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه‌ی یک رستوران. برای این‌ها هر ماه یک فاکتور تازه با شماره‌ی خودش بسازید و ماه و دوره را در عنوان بنویسید، مثلاً «خدمات نظافت، آبان». به این ترتیب در فهرست فاکتورها هر ماه جدا دیده می‌شود و اگر مشتری یک ماه را پرداخت نکرده، دقیقاً معلوم است کدام ماه.
یک فاکتور بزرگ برای کل سال که هر ماه بخشی از آن پرداخت شود هم ممکن است، ولی برای خدمات ماهانه معمولاً فاکتور ماهانه شفاف‌تر است، چون هر ماه با کار همان ماه تطبیق دارد و مشتری هم می‌داند دقیقاً بابت چه چیزی پرداخت می‌کند.
بله، چند پرداخت می‌تواند روی یک فاکتور ثبت شود و مانده همیشه نمایش داده می‌شود.
برای اینکه وضعیت از روی پرداخت‌های ثبت‌شده محاسبه می‌شود تا با واقعیت بخواند. اگر پرداخت بیرونی انجام شده، آن را به‌عنوان پرداخت دستی ثبت کنید.
برای دیدن و پرداخت فاکتور از لینک لازم نیست. اگر ثبت‌نام کرده باشد فاکتورهایش را در پنل خودش هم می‌بیند.
هر تراکنش فقط به یک فاکتور وصل می‌شود تا مبلغ دو بار حساب نشود.
بله، از پنل. فاکتورها حذف نرم‌اند و تاریخچه در سیستم محفوظ می‌ماند.
خیر. فاکتور کارت پی برای پیگیری پرداخت است و مالیاتی نیست.
بله. شماره‌ی فاکتور را خودتان می‌نویسید و هرجا که فاکتور نمایش داده شود (لیست، لینک عمومی، پیامک) همان شماره دیده می‌شود.
فاکتور ساخته شده و سر جایش است. لینک را از پنل کپی کنید و در پیام‌رسان برای مشتری بفرستید.
بله. با API می‌توانید فاکتور بسازید، پرداخت دستی ثبت کنید و وضعیت پرداخت‌ها را بخوانید.
حساب بسازید، کارت بانکی را وصل کنید و اولین پرداخت را دریافت کنید.