کار انجام می‌شود و پول دیر می‌رسد؛ مشکل مشترک فریلنسرها و مشاورها. با فاکتور مشخص و لینک پرداخت، مبلغ از ابتدا روشن است و پرداخت مرحله‌ای قابل پیگیری می‌شود.
اگر کار شما پروژه‌ای است، مثل طراحی، برنامه‌نویسی، ترجمه، حسابداری، عکاسی یا مشاوره، این ماجرا برایتان آشناست: قیمت در گفت‌وگو توافق می‌شود، کار شروع می‌شود، تحویل انجام می‌شود و بعد آرام‌آرام یادآوری می‌کنید که پرداخت هنوز نشده. نه فاکتوری هست که مشتری بتواند به حسابدارش نشان بدهد، نه صفحه‌ای که مبلغ را روشن کند، نه سابقه‌ای که بگوید چقدر پرداخته و چقدر مانده.
مشکل فقط وصول نیست؛ ابهام هم هست. بخش بزرگی از اختلاف‌ها بین مشتری و ارائه‌دهنده‌ی خدمات نه از بدخواهی که از ابهام می‌آید: «مگر قرار نبود شامل ویرایش دوم هم باشد؟»، «من نصف را داده بودم، نه؟». وقتی مبلغ، بخش‌های کار و پرداخت‌ها در یک صفحه‌ی مشترک ثبت شده باشد، بیشتر این جمله‌ها لازم نمی‌شود.
پیام‌رسان برای گفت‌وگو عالی است، ولی سندی از آن نمی‌ماند. بعد از چند ماه پیدا کردن اینکه مشتری چه تاریخی چه مبلغی داد، به جست‌وجوی دستی در صدها پیام نیاز دارد. فاکتور و پرداخت‌های ثبت‌شده روی آن همان سندی هستند که هر دو طرف به آن مراجعه می‌کنند.
برای هزینه‌ی کوچک یا مبلغی که لحظه‌ی آخر نهایی می‌شود. مشتری مبلغ را وارد می‌کند و پرداخت می‌کند.
برای پروژه‌ای که چند مرحله دارد. ردیف‌ها را می‌نویسید و پرداخت‌ها را تکه‌تکه روی همان فاکتور ثبت می‌کنید.
برای خدمات تکراری مثل جلسه‌ی مشاوره یا بسته‌ی ثابت. یک بار تعریف می‌کنید و لینک را بارها می‌فرستید.
ثبت‌نام با شماره موبایل و کد تأیید انجام می‌شود.
کل مبلغ و ردیف‌های کار را بنویسید. هر ردیف می‌تواند یک مرحله یا یک تحویل باشد.
مشتری صفحه‌ی فاکتور را می‌بیند و می‌تواند همان بخشی را که توافق شده پرداخت کند.
بعد از ثبت رسید و تطبیق با حساب، تأیید می‌کنید. فاکتور به‌روز می‌شود و مانده‌ی پرداخت‌نشده نمایش داده می‌شود.
در تحویل هر مرحله، پرداخت بعدی را روی همان فاکتور ثبت می‌کنید.
کل مبلغ پروژه، مثلاً هفت میلیون، روی یک فاکتور ثبت می‌شود. مشتری سی درصد را همان روز می‌پردازد و مانده‌ی بقیه روی فاکتور دیده می‌شود.
پس از ارائه‌ی نسخه‌ی اول، مشتری مرحله‌ی دوم را می‌پردازد. پرداخت دوم هم روی همان فاکتور ثبت می‌شود و جمع پرداختی بالا می‌رود.
مشتری مانده را پرداخت می‌کند. وقتی مانده صفر شود، وضعیت فاکتور پرداخت‌شده است و پرونده‌ی پروژه بسته می‌شود.
| موضوع | عکس یا فایل در پیام‌رسان | فاکتور کارت پی |
|---|---|---|
| دیدن توسط مشتری | معلوم نیست باز کرده یا نه | لینک عمومی که فقط صاحب لینک آن را باز می‌کند |
| ثبت پرداخت | دستی و پراکنده | پرداخت‌ها روی فاکتور ثبت می‌شود |
| مانده‌ی بدهی | باید حساب کنید | مبلغ کل، پرداخت‌شده و مانده در صفحه |
| پرداخت مرحله‌ای | هر بار فاکتور تازه | همه روی یک فاکتور |
| پیوست قرارداد | در چت جدا | فایل مرتبط به فاکتور پیوست می‌شود |
| پیگیری | جست‌وجو در پیام‌ها | فهرست فاکتورها با وضعیت |
هیچ فرمول جهانی‌ای وجود ندارد و نوع کار تعیین‌کننده است. ولی چند الگو در بین ارائه‌دهندگان خدمات رایج است و می‌توانید با نیاز خودتان تطبیق دهید.
سی درصد در شروع، چهل درصد پس از تحویل نسخه‌ی اول یا میانی و سی درصد پس از تحویل نهایی. برای کارهای طراحی و توسعه که چند مرحله‌ی روشن دارند معمول است.
برای کارهای کوتاه‌تر و کم‌ابهام مثل ترجمه یا طراحی یک بنر. ساده است و مشتری را هم زیاد درگیر نمی‌کند.
برای مشاوره و جلساتی که تعدادشان پیش‌بینی‌پذیر نیست. در این حالت یک خدمت با قیمت یک جلسه می‌سازید و برای هر جلسه لینک می‌فرستید، یا هر ماه فاکتور بر اساس مجموع جلسات می‌سازید.
هر الگویی را انتخاب کنید، شرط آن را پیش از شروع کار در فاکتور یا توضیح خدمت مکتوب کنید. برای نمونه‌های بیشتر در حوزه‌ی بیعانه، به دریافت بیعانه آنلاین مراجعه کنید.
برنامه‌نویسی که هم‌زمان با سه مشتری کار می‌کند برای هر پروژه یک فاکتور باز نگه می‌دارد. با تحویل هر مرحله، لینک پرداخت همان فاکتور را می‌فرستد. هر دوشنبه فهرست فاکتورها را نگاه می‌کند و می‌داند کدام مشتری مانده دارد و کدام ماه گذشته تسویه کرده است. به‌جای یادداشت‌های پراکنده، یک فهرست روشن دارد.
مترجمی که روزی چند سفارش کوچک می‌گیرد، لینک پرداخت آزاد دارد. بعد از توافق قیمت، لینک را می‌فرستد و مشتری مبلغ را وارد می‌کند. پیش از شروع کار رسید را می‌بیند و تأیید می‌کند. اگر مشتری بخواهد فاکتور داشته باشد، همان تراکنش را به یک فاکتور وصل می‌کند.
مشتری لینک را باز می‌کند و فاکتور را می‌بیند: عنوان کار، ردیف‌ها، مبلغ کل، آنچه پرداخته و آنچه مانده. شماره‌ی کارت مقصد در صفحه است و لازم نیست از شما بپرسد. بدون ساخت حساب و بدون نصب برنامه، کارت‌به‌کارت می‌کند و رسید را ثبت می‌کند.
این شفافیت اعتماد می‌سازد. مشتری می‌بیند که با یک کسب‌وکار منظم طرف است و برایش ساده است که فاکتور را به همکار یا حسابدار خودش هم نشان بدهد. اگر مشتری در کارت پی حساب داشته باشد، فاکتورها و سابقه‌ی پرداخت‌هایش را در پنل خودش هم می‌بیند.
مشتری هرچقدر هم آشنا باشد، شروع بدون بیعانه شما را در معرض ریسک قرار می‌دهد. حتی بیعانه‌ی کم هم تعهد می‌سازد.
نوشتن «طراحی» به‌جای «طراحی ۵ صفحه‌ی اصلی با دو بازبینی» زمینه‌ی اختلاف را فراهم می‌کند. دامنه‌ی کار را در ردیف‌ها بنویسید.
اگر مرحله‌ی آخر پرداخت نشده، فایل نهایی را تحویل ندهید یا نسخه‌ی نمایشی بدهید. این را از ابتدا به مشتری بگویید.
فاکتوری که ماه‌ها باز بماند فراموش می‌شود. هر هفته یک بار فاکتورهای دارای مانده را مرور کنید.
فاکتور کارت پی ابزار پیگیری پرداخت از مشتری است و جای صورت‌حساب رسمی را نمی‌گیرد. اگر شما مشمول سامانه‌ی مودیان هستید یا مشتری حقوقی فاکتور رسمی می‌خواهد، آن را مستقل و طبق مقررات خودتان صادر کنید. کارت پی تعهد مالیاتی ایجاد یا رفع نمی‌کند.
کاری که می‌کند این است که اطلاعات پرداخت‌ها را منظم نگه دارد. داده‌ی فاکتورها و تراکنش‌ها از طریق API قابل دریافت است و می‌توانید آن را به حسابدار یا نرم‌افزار حسابداری خودتان بدهید. جزئیات در API پرداخت کارت به کارت آمده است.
لحن پیام‌هایی که درباره‌ی پول می‌فرستید نقش بزرگی در رفتار مشتری دارد. پیام خشک و دستوری او را عصبی می‌کند و پیام بیش از حد خجالتی، پرداخت را دیرتر می‌کند. چند نمونه‌ی پیشنهادی برای نقطه‌های مختلف همکاری:
«ممنون از اعتماد شما. جزئیات کار و مبلغ در این فاکتور نوشته شده؛ لطفاً مرور کنید. با پرداخت بیعانه، کار از فردا شروع می‌شود.» جمله‌ی آخر به مشتری می‌گوید قدم بعدی چیست.
«نسخه‌ی اول آماده است. بعد از پرداخت مرحله‌ی دوم از لینک فاکتور، فایل کامل برای شما ارسال می‌شود.» به‌جای تهدید، فقط ترتیب کار را بیان می‌کنید.
«مانده‌ی پروژه ... است. لینک پرداخت پایین است. بعد از ثبت رسید و تأیید، فایل نهایی و فاکتور را همراه تشکر برایتان می‌فرستم.» در این پیام هم مبلغ، هم روش پرداخت و هم قدم بعدی روشن است.
این متن‌ها را به سلیقه‌ی خودتان و لحن کاری‌تان تغییر دهید. مهم این است که مبلغ، لینک و گام بعدی در هر پیام باشد، تا مشتری مجبور نشود دوباره بپرسد.
فاکتور خوب فقط جمع مبلغ نیست؛ باید معلوم کند مشتری برای چه چیزی پول می‌دهد. هرچه ردیف‌ها دقیق‌تر باشد، احتمال اینکه مشتری بعداً خواستار کار اضافه شود و آن را «جزو همان قیمت» بداند کمتر می‌شود.
به‌جای «طراحی سایت» بنویسید «طراحی ۵ صفحه‌ی اصلی، دو دور بازبینی». به‌جای «ترجمه‌ی متن» بنویسید «ترجمه‌ی ۳۰۰۰ کلمه، شامل ویرایش نهایی». عدد و مرز، بحث بعدی را کوتاه می‌کند.
اگر هزینه‌ی چاپ، مالیات یا خدمات جانبی در قیمت نیست، یک ردیف یا توضیح بنویسید. نوشتن آنچه شامل نمی‌شود از سوءتفاهم‌های بعدی جلوگیری می‌کند.
همه‌ی ارائه‌دهندگان خدمات با این موقعیت روبه‌رو شده‌اند و بیشتر وقت‌ها نه از سر بدخواهی که از سر شلوغی یا فراموشی است. چند قدم مؤدبانه معمولاً کافی است.
پیام کوتاهی بفرستید و لینک فاکتور را دوباره بگذارید: «یادآوری برای مانده‌ی پروژه، لینک پرداخت پایین است». بسیاری از مشتریان فقط به یک لینک روشن نیاز دارند تا هر وقت وقت کردند پرداخت کنند.
اگر شماره‌ی مشتری را دارید، لینک فاکتور را از پنل برایش پیامک کنید. ارسال پیامک سقف ساعتی دارد، ولی برای پیگیری چند مشتری کافی است. اگر پیامک نرسید، فاکتور سر جای خودش می‌ماند و خودتان لینک را می‌فرستید.
اگر مشتری بارها عقب می‌اندازد، پیش از ادامه‌ی همکاری، شرایط را روشن کنید: از این به بعد هر مرحله بعد از پرداخت مرحله‌ی قبل شروع می‌شود. این تصمیم را از ابتدا در فاکتور بنویسید.
تقریباً همه‌ی پروژه‌ها وسط کار تغییر می‌کنند: مشتری یک صفحه‌ی دیگر می‌خواهد، یک فصل دیگر برای ترجمه یا یک جلسه‌ی مشاوره‌ی اضافه. اگر این‌ها بدون ثبت انجام شوند، آخر پروژه بحث سر اینکه «این جزو قرارداد بود یا نه» شروع می‌شود.
راه ساده این است که برای کار اضافه، فاکتور جدا بسازید یا اگر هنوز فاکتور اصلی باز است، مبلغ و ردیف تازه را با توافق مشتری اضافه کنید و به او اطلاع دهید. وقتی مشتری پیش از شروع کار اضافه، مبلغ آن را روی یک فاکتور ببیند، پرداختش هم طبیعی‌تر است.
بله. روی یک فاکتور چند پرداخت ثبت می‌شود و مانده همیشه دیده می‌شود.
برای دیدن و پرداخت فاکتور از لینک لازم نیست. اگر ثبت‌نام کرده باشد، فاکتورهایش را در پنل خودش هم می‌بیند.
پرداخت را به‌صورت پرداخت دستی روی فاکتور ثبت می‌کنید تا مانده درست حساب شود.
خیر. برای پیگیری پرداخت است و جایگزین صورت‌حساب رسمی نیست.
بله. می‌توانید فایل مرتبط مثل قرارداد یا پیش‌فاکتور را به فاکتور پیوست کنید.
کپی لینک در هر پیام‌رسان، یا ارسال پیامک از پنل به شماره‌ی مشتری. پیامک سقف ساعتی دارد.
رسید را رد می‌کنید یا برای مابه‌التفاوت پرداخت دیگری ثبت می‌کنید. مانده‌ی فاکتور براساس پرداخت‌های تأییدشده محاسبه می‌شود.
بله، از پنل. فاکتورها حذف نرم‌اند و تاریخچه‌ی آن در سیستم محفوظ می‌ماند.
برای شرکت‌های کوچک و متوسط که پرداخت کارت‌به‌کارت دارند بله. اگر سازمان شما به قرارداد و تسویه‌ی رسمی نیاز دارد، کارت پی ابزار تکمیلی است. صفحه‌ی نرم‌افزار پرداخت برای شرکت‌های خدماتی را ببینید.
حساب بسازید، کارت بانکی را وصل کنید و اولین پرداخت را دریافت کنید.