هر رسید باید بتواند به این سؤال جواب بدهد: مال کی بود، بابت چه، چقدر، و آیا تأیید شد؟ فهرست تراکنش کارت پی همین پاسخ‌ها را کنار هم نگه می‌دارد.
اختلاف با مشتری، پرسش حسابدار یا حتی حساب‌وکتاب ساده‌ی آخر ماه، همه به یک چیز نیاز دارند: اینکه بتوانید رسید دقیق همان پرداخت را پیدا کنید. وقتی رسیدها لابه‌لای چت، گالری موبایل و پیام‌های بانک پخش باشد، این کار گاهی ساعت‌ها طول می‌کشد، و گاهی هم اصلاً به نتیجه نمی‌رسد.
بسیاری از فروشنده‌ها رسیدها را در گالری ذخیره می‌کنند. ولی گالری نه نام مشتری را کنار عکس دارد، نه بابت پرداخت را، نه اینکه تأیید کرده‌اید یا نه. چند هزار عکس کنار عکس‌های شخصی، عملاً یک آرشیو غیرقابل جست‌وجوست. و اگر گوشی عوض شود یا گم شود، همه‌ی آن سابقه هم می‌رود.
چت‌ها پاک می‌شوند، مشتری‌ها حساب‌شان را عوض می‌کنند و پیام‌ها زیر هم دفن می‌شوند. اگر مشتری بگوید «من سه ماه پیش پرداخت کردم»، پیدا کردن آن پیام یعنی اسکرول کردن طولانی و امید به اینکه پاک نشده باشد.
مبلغ پرداخت، خدمت یا محصول مربوط و توضیح بابت در یک نگاه.
تصویر رسیدی که مشتری فرستاده به همان تراکنش وصل است، نه به یک چت.
در انتظار پرداخت، در انتظار بررسی، تأییدشده، ردشده، لغو یا مرجوعی.
نام و شماره‌ی تماس مشتری در زمان پرداخت ثبت می‌شود و با تغییر بعدی پروفایل عوض نمی‌شود.
زمان ساخت، پرداخت و آخرین تغییر وضعیت برای پیگیری و گزارش.
فهرست را بر اساس بازه‌ی تاریخ و خدمت فیلتر می‌کنید.
ثبت‌نام با شماره موبایل و کد تأیید انجام می‌شود.
از صفحه‌ی پرداخت یا ربات تلگرام و بله، رسید به پرداخت متصل می‌شود.
تراکنش در فهرست پرداخت‌های منتظر بررسی ظاهر می‌شود و اعلانش به شما می‌رسد.
مبلغ و زمان رسید را با واریز واقعی تطبیق می‌دهید.
پرداخت را تأیید یا رد می‌کنید. تصمیم در تاریخچه‌ی تراکنش می‌ماند.
از آن به بعد تراکنش با همه‌ی جزئیاتش در فهرست قابل جست‌وجوست و از API هم خوانده می‌شود.
| نیاز | گالری، چت و دفتر | فهرست تراکنش کارت پی |
|---|---|---|
| پیدا کردن رسید یک مشتری | اسکرول در چت و گالری | جست‌وجو با فیلتر تاریخ و خدمت |
| دانستن اینکه تأیید شده یا نه | از حافظه یا یادداشت | وضعیت روی همان تراکنش |
| دانستن بابت پرداخت | حدس از متن پیام | عنوان خدمت یا بابت ثبت‌شده |
| گم شدن گوشی یا پاک شدن چت | سابقه از بین می‌رود | سابقه در حساب شما می‌ماند |
| ارائه به حسابدار | فرستادن عکس‌ها یکی‌یکی | داده از API قابل دریافت |
| بررسی یک اختلاف | بازسازی ماجرا از چند منبع | تاریخ، مبلغ، رسید و وضعیت در یک صفحه |
مشتری‌ای دو ماه بعد پیام می‌دهد که برای سفارشی پول داده ولی کالایش نرسیده. فروشنده فهرست تراکنش را با شماره‌ی او فیلتر می‌کند و می‌بیند آن پرداخت در وضعیت «ردشده» است، چون مبلغ رسید با مبلغ سفارش نمی‌خواند. تاریخ رد شدن هم ثبت است. با نشان دادن همین جزئیات، ماجرا در چند دقیقه روشن می‌شود و فروشنده پیشنهاد می‌دهد مابه‌التفاوت را بپردازد تا سفارش ارسال شود.
حسابدار یک فروشگاه کوچک از صاحب کسب‌وکار جمع دریافتی‌های ماه را می‌خواهد. قبلاً این کار یک روز وقت می‌گرفت. حالا فهرست تراکنش برای بازه‌ی ماه فیلتر می‌شود و تأییدشده‌ها جمع زده می‌شوند. حسابدار جزئیات بیشتر را مستقیم از API می‌خواند.
رسید را صرفاً با دیدن عکس تأیید نکنید. واریز را روی حساب ببینید.
رسیدی که معلوم نیست برای کدام سفارش است، بعداً ارزش اثباتی ندارد. پرداخت را از ابتدا با لینک خدمت یا فاکتور بگیرید.
اگر رسید فقط در چت بوده، با پاک شدن چت سابقه هم می‌رود. رسید را از ابتدا روی تراکنش ثبت کنید.
رسید رد شده را بدون اطلاع به مشتری رها نکنید؛ دلیل را بگویید تا اقدام دوباره کند.
آرشیو تراکنش‌ها وقتی بیشترین ارزش را دارد که هر ماه یک بار با صورت‌حساب بانکی مقایسه شود. این کار به شما اطمینان می‌دهد که هر پرداخت تأییدشده واقعاً روی حساب نشسته و هیچ واریزی هم بی‌صاحب نمانده است.
فهرست تراکنش‌ها را برای ماه گذشته فیلتر کنید و فقط تأییدشده‌ها را در نظر بگیرید.
جمع تأییدشده‌ها را با جمع واریزهای کارت‌به‌کارت در صورت‌حساب بانک مقایسه کنید. اگر چند کارت دارید، هر کارت را جدا ببینید. اختلاف کوچک معمولاً به پرداخت‌هایی برمی‌گردد که بیرون از کارت پی آمده‌اند یا مرجوعی شده‌اند.
هر واریز بی‌تراکنش را پیدا کنید: آیا مشتری بدون لینک پرداخت کرده؟ اگر بله، برایش پرداخت دستی روی فاکتور یا تراکنش ثبت کنید. هر تراکنش تأییدشده‌ای که در بانک پیدا نمی‌شود را هم دوباره بررسی کنید. این کار در ماه اول ممکن است یک ساعت طول بکشد، ولی در ماه‌های بعد چند دقیقه.
رسیدهای تازه تأیید یا رد می‌شوند و پرونده‌ی هر تراکنش کامل می‌شود.
جمع تأییدشده‌ها با صورت‌حساب بانکی مقایسه می‌شود.
با فیلتر خدمت می‌بینید کدام محصول یا خدمت بیشترین فروش را داشته است.
داده‌ی کل سال از API یا فیلتر پنل به حسابدار داده می‌شود.
وقتی کارت پی را راه می‌اندازید، احتمالاً سال‌ها رسید در گالری و چت دارید. لازم نیست همه را وارد سیستم کنید؛ این کار ارزش زمانی که می‌گیرد را ندارد. آرشیو قدیمی را همان‌طور که هست نگه دارید، ترجیحاً در یک پوشه‌ی جدا با نام سال، و از روز شروع فقط پرداخت‌های تازه را در کارت پی بگیرید.
استثنا مشتری‌هایی‌اند که هنوز با شما حساب باز دارند، مثل بدهی یا قسط باقی‌مانده. برای آن‌ها یک فاکتور با مانده‌ی فعلی بسازید تا از این به بعد پرداخت‌هایشان در سیستم ثبت شود. بعد از چند ماه، آرشیو قدیمی فقط برای مراجعه‌های نادر باز می‌شود و همه‌ی کار روزمره در فهرست تراکنش‌ها انجام می‌شود.
داده‌ی تراکنش‌ها از طریق API قابل دریافت است و می‌توانید آن را به سیستم حسابداری یا فایل گزارش خودتان منتقل کنید. هر تراکنش در پاسخ API شکل ثابتی دارد: شناسه، مبلغ، عنوان، خدمت، وضعیت و برچسب فارسی وضعیت، نام و موبایل مشتری، و تاریخ‌های ساخت و پرداخت و به‌روزرسانی. فهرست‌ها صفحه‌بندی دارند و با فیلتر تاریخ و خدمت قابل محدود کردن‌اند.
اگر خودتان برنامه‌نویس نیستید، این داده را حسابدار یا توسعه‌دهنده‌ی شما می‌تواند با چند خط کد بخواند. خروجی آماده‌ی اکسل در این صفحه ادعا نشده است. جزئیات فنی در API پرداخت کارت به کارت آمده است.
مشتری‌های ثابت گاهی می‌پرسند «تا حالا چقدر پرداخت کرده‌ام؟» یا «رسید پرداخت ماه قبلم را بفرستید». در روش دستی، پاسخ دادن به این سؤال‌ها یعنی گشتن در چت‌ها و پیدا کردن عکس‌ها. در فهرست تراکنش کافی است شماره‌ی مشتری را پیدا کنید تا همه‌ی پرداخت‌های او با تاریخ و وضعیت جلوی چشمتان باشد.
از آن بهتر، مشتری‌ای که در کارت پی حساب دارد، سابقه‌ی پرداخت‌ها و فاکتورهایش را خودش در پنل مشتری می‌بیند. ورود او با شماره‌ی موبایل و کد پیامکی است و رمز جدایی نمی‌خواهد. بسیاری از پرسش‌های تکراری با همین دسترسی حذف می‌شوند و مشتری حس می‌کند حساب‌وکتابش شفاف است.
اگر مشتری رسید خودش را خواست، همان تصویر خودش است و مشکلی ندارد. ولی اگر کسی رسید فرد دیگری را خواست، حتی اگر ادعا کند هم‌خانواده است، با احتیاط رفتار کنید و فقط با تأیید صاحب پرداخت اطلاعات را به اشتراک بگذارید.
در کسب‌وکاری که چند نفر با مشتری‌ها سروکار دارند، آرشیو پراکنده یعنی هر کس بخشی از ماجرا را می‌داند. فروشنده می‌داند چه چیزی فروخته، منشی می‌داند لینک را فرستاده و مدیر می‌داند پول رسیده. وقتی یکی از این سه نفر نباشد، ماجرا ناقص می‌ماند.
فهرست تراکنش کارت پی یک نقطه‌ی مشترک است. هرکس با حساب کسب‌وکار وارد شود یا از ربات متصل اعلان بگیرد، همان اطلاعات را می‌بیند. یادتان باشد که نقش‌های محدود برای افراد مختلف فعلاً وجود ندارد، پس تصمیم بگیرید چه کسانی به حساب دسترسی داشته باشند و تأیید نهایی را به یک نفر مشخص بسپارید تا دو نفر هم‌زمان روی یک رسید تصمیم متفاوت نگیرند.
رسید بانکی معمولاً نام صاحب حساب و بخشی از شماره‌ی کارت مشتری را نشان می‌دهد. این تصاویر پشت حساب شما نگه داشته می‌شوند و در صفحه‌های عمومی دیده نمی‌شوند. چیزی که باید مراقبش باشید، دسترسی‌های خودتان است.
ربات تلگرام یا بله فقط باید به چت‌هایی وصل شود که به آن‌ها اعتماد دارید، چون اعلان رسیدها آن‌جا می‌رود. اگر رسیدی را برای کسی بیرون از کسب‌وکار می‌فرستید، مثلاً برای حل یک اختلاف، اطلاعات اضافی را بپوشانید. اشتراک عمومی رسید به عهده‌ی خودتان است.
برای دیدن چگونگی تصمیم‌گیری روی هر رسید، صفحه‌ی تأیید پرداخت کارت به کارت را بخوانید. اگر بخش بزرگی از پرداخت‌هایتان فاکتوری است، صدور فاکتور آنلاین هم مفید است.
آرشیو مرتب فقط برای حساب‌وکتاب نیست؛ ابزار تشخیص الگو هم هست. اگر یک مشتری بارها رسید ناقص یا نامطابق فرستاده، با فیلتر شماره‌ی او در فهرست تراکنش‌ها این الگو در چند ثانیه دیده می‌شود. در روش دستی، هر رسید را جدا می‌دیدید و هرگز متوجه تکرار نمی‌شدید.
همین‌طور اگر چند رسید با تصویری مشابه یا تاریخ‌های عجیب آمده، کنار هم دیدنشان کار را ساده می‌کند. تصمیم نهایی همیشه با تطبیق روی حساب بانکی است، ولی آرشیو منظم به شما می‌گوید کجا با دقت بیشتری نگاه کنید.
وقتی پولی را به مشتری برمی‌گردانید، آن را مستقیم واریز می‌کنید و در پنل تراکنش را مرجوعی ثبت می‌کنید. این ثبت کوچک بعدها اهمیت پیدا می‌کند: در تطبیق ماهانه، جمع دریافتی‌ها با واریزهای بانکی جور درمی‌آید و اگر مشتری دوباره ادعا کرد پولش برنگشته، تاریخ و وضعیت مرجوعی در پرونده‌ی همان تراکنش ثبت است.
رسیدها همراه تراکنش در حساب شما می‌مانند و از همان‌جا قابل مراجعه‌اند. برای مدت نگهداری قانونی اسناد مالی در صنف خودتان، به قوانین و راهنمای حسابدارتان رجوع کنید.
وضعیت، مبلغ و توضیح تراکنش را می‌توانید از پنل یا API تغییر دهید.
تراکنش با وضعیت «ردشده» ثبت می‌شود و در آمار تأییدشده‌ها نمی‌آید.
رسیدها پشت حساب شما نگه داشته می‌شوند و در صفحه‌های عمومی دیده نمی‌شوند. اشتراک بیرونی رسید به عهده‌ی خودتان است.
بله. فهرست با فیلتر خدمت و بازه‌ی تاریخ قابل مرور است؛ مثلاً می‌توانید فقط پرداخت‌های یک دوره یا یک محصول را در ماه گذشته ببینید.
گزارش آماده‌ی اکسل در این صفحه ادعا نشده است؛ داده با API قابل دریافت است.
نام و شماره‌ی مشتری در لحظه‌ی پرداخت روی تراکنش ثبت می‌شود و تغییر بعدی پروفایل، سابقه را تغییر نمی‌دهد.
اگر به فاکتور مربوط‌اند، به‌عنوان پرداخت دستی (نقدی، کارت‌به‌کارت یا سایر) روی همان فاکتور ثبت کنید.
نه. تطبیق با حساب بانکی کار شماست؛ کارت پی رسید و اطلاعات را منظم کنار هم نگه می‌دارد.
حساب بسازید، کارت بانکی را وصل کنید و اولین پرداخت را دریافت کنید.