مدیریت پرداخت مشتریان برای شرکت‌های خدماتی

تفاوت یک شرکت با یک فریلنسر در دریافت پول

فریلنسر معمولاً چند مشتری هم‌زمان دارد و حساب همه را در ذهنش نگه می‌دارد. شرکت خدماتی، حتی یک شرکت کوچک پنج‌نفره، وضع دیگری دارد: قراردادهای بزرگ‌تر، چند مرحله پرداخت برای هر قرارداد، و چند نفر که هر کدام با بخشی از مشتری‌ها در ارتباط‌اند. مدیر فروش قرارداد را می‌بندد، کارشناس پروژه کار را تحویل می‌دهد و واحد مالی پول را پیگیری می‌کند.

این تقسیم کار یعنی اطلاعات پرداخت باید در جایی باشد که همه به آن دسترسی دارند و همه یک چیز می‌بینند. اگر بدهی هر مشتری در اکسل کامپیوتر حسابدار باشد و رسیدها در موبایل مدیر فروش، دیر یا زود کسی به مشتری‌ای که تسویه کرده یادآوری بدهی می‌فرستد، یا مشتری بدهکاری خدمت تازه می‌گیرد.

نیازهای مشخص شرکت

• سند شفاف برای هر مشتری که مبلغ کل، پرداخت‌شده و مانده را نشان دهد.
• امکان پرداخت مرحله‌ای و ثبت پرداخت‌هایی که بیرون از سیستم انجام شده.
• دیدن فهرست بدهکاران بدون جمع زدن دستی.
• اتصال به حسابداری یا CRM که شرکت از قبل استفاده می‌کند.

اتصال به حسابداری و CRM

بیشتر شرکت‌ها از قبل نرم‌افزار حسابداری دارند و شاید CRM یا سامانه‌ی مدیریت پروژه. کارت پی قرار نیست جای هیچ‌کدام را بگیرد؛ قرار است داده‌ی پرداخت را تمیز و ساختارمند به آن‌ها برساند.

خواندن داده

از طریق API می‌توانید فهرست تراکنش‌ها، فاکتورها و پرداخت‌های هر فاکتور را بخوانید. هر پاسخ شکل ثابتی دارد و فهرست‌ها صفحه‌بندی و فیلتر تاریخ دارند؛ پس یک اسکریپت ساده‌ی روزانه یا ماهانه می‌تواند داده‌ی تازه را به حسابداری منتقل کند.

ساختن از سیستم خودتان

اگر قرارداد در CRM ساخته می‌شود، می‌توانید فاکتور را هم از همان‌جا با API در کارت پی بسازید تا کسی دوباره آن را دستی وارد نکند. برای پرداخت‌هایی که از API می‌سازید، وب‌هوک تغییر وضعیت را هم به سیستم شما می‌رساند. جزئیات در API پرداخت کارت به کارت.

حدود کارت پی برای شرکت‌ها

کارت پی یک نرم‌افزار حسابداری یا صدور فاکتور رسمی نیست و دسترسی چندنقشی کامل ندارد؛ یعنی نقش‌های جدا برای کارمندان مختلف را به‌عنوان قابلیت وعده نمی‌دهیم. اگر شرکت شما چنین نیازی دارد، پیش از تصمیم با پشتیبانی صحبت کنید.

پرداخت‌ها هم کارت‌به‌کارت‌اند؛ اگر مشتری‌های سازمانی شما فقط از طریق انتقال بانکی و با فرایند مالی خودشان پرداخت می‌کنند، فاکتور کارت پی ابزار پیگیری و سند پرداخت است و پرداخت بیرونی آن‌ها را دستی روی فاکتور ثبت می‌کنید.

پیگیری بدهی مشتری‌های سازمانی بدون تنش

مشتری سازمانی معمولاً بدحساب نیست؛ کند است. فاکتور باید از چند میز رد شود، امضا بگیرد و در نوبت پرداخت واحد مالی قرار بگیرد. پیگیری درست یعنی این فرایند را بشناسید و کمکش کنید، نه اینکه هر هفته به مدیر پروژه‌ی مشتری پیام بدهید.

کسی که پرداخت می‌کند را پیدا کنید

در اولین فاکتور بپرسید فاکتور به دست چه کسی در واحد مالی برسد و شماره‌ی او را بگیرید. لینک فاکتور را مستقیم برای همان شخص بفرستید یا پیامک کنید. بیشتر تأخیرها از اینجا می‌آید که فاکتور به آدم درست نرسیده است.

سند همراه فاکتور

واحد مالی سازمان‌ها بدون سند پشتیبان پرداخت نمی‌کند. قرارداد یا صورت‌جلسه‌ی تحویل را به فاکتور پیوست کنید تا لازم نباشد کسی دوباره آن را بخواهد.

زمان‌بندی را از اول بدانید

اگر مشتری فقط در روزهای خاصی از ماه پرداخت می‌کند، فاکتور را چند روز پیش از آن بفرستید. یادآوری درست قبل از روز پرداخت، از ده یادآوری بعد از آن مؤثرتر است.

ثبت پرداخت‌های بیرونی

بسیاری از سازمان‌ها با انتقال بانکی پرداخت می‌کنند نه کارت‌به‌کارت. به محض دیدن واریز، آن را به‌عنوان پرداخت دستی روی فاکتور ثبت کنید تا فهرست بدهکاران درست بماند و کسی برای پولی که رسیده، یادآوری نفرستد.

گزارش ماهانه برای مدیریت شرکت

مدیر یک شرکت خدماتی هر ماه چند سؤال ثابت دارد: چقدر دریافت کرده‌ایم، چقدر طلب داریم و کدام مشتری‌ها بیشترین بدهی را دارند. پاسخ این سؤال‌ها در پنل کارت پی پراکنده نیست.

• دریافتی ماه: فهرست تراکنش‌ها را برای بازه‌ی ماه فیلتر کنید و تأییدشده‌ها را جمع بزنید.
• مطالبات: فاکتورهای پرداخت‌نشده و مانده‌ی هر کدام را ببینید.
• اقساط عقب‌افتاده: فهرست اقساط را با سررسیدهای گذشته و وضعیت پرداخت‌نشده نگاه کنید.
• روند: همین اعداد را ماه‌به‌ماه کنار هم بگذارید تا ببینید وصول بهتر شده یا بدتر.

اگر گزارش‌ها را در نرم‌افزار دیگری می‌سازید، همین داده‌ها از API قابل خواندن است و می‌شود یک گزارش ماهانه‌ی ثابت ساخت که بدون دخالت دستی به‌روز شود.

امنیت و دسترسی در شرکت

وقتی چند نفر از یک شرکت با حساب کارت پی کار می‌کنند، امنیت به نظم داخلی بستگی دارد. ورود به حساب با کد پیامکی است که به یک شماره‌ی موبایل می‌رود؛ پس آن شماره باید در دست فردی قابل اعتماد و مسئول باشد، ترجیحاً مدیر مالی یا مدیرعامل.

ربات‌های اعلان را به چت شخصی افراد مسئول وصل کنید، نه گروه کاری شرکت. وقتی کارمندی از شرکت می‌رود، اتصال ربات او را همان روز قطع کنید. و هر چند وقت یک بار فهرست کارت‌های بانکی ثبت‌شده را مرور کنید تا مطمئن شوید همه کارت‌های حساب شرکت‌اند. این عادت‌ها ساده‌اند، ولی جلوی بیشتر خطاهای داخلی را می‌گیرند.

از قرارداد تا فاکتور؛ هماهنگی فروش و مالی

در شرکت‌ها معمولاً فاصله‌ای بین بستن قرارداد و صدور فاکتور هست. فروشنده قرارداد را می‌بندد و اطلاعات را به واحد مالی می‌دهد، و گاهی همین انتقال چند روز طول می‌کشد. نتیجه این است که مشتری آماده‌ی پرداخت است ولی هنوز فاکتوری ندیده.

یک قاعده‌ی ساده این فاصله را از بین می‌برد: فاکتور در همان روز بستن قرارداد صادر شود، با شماره‌ی داخلی و پیوست قرارداد. اگر فروشنده خودش به پنل دسترسی ندارد، یک فرم ساده‌ی داخلی تعریف کنید که اطلاعات لازم (نام و شماره‌ی مشتری، مبلغ، مراحل پرداخت) را همان روز به مسئول مالی برساند. شرکت‌هایی که CRM دارند می‌توانند فاکتور را از همان‌جا با API بسازند تا اصلاً انتقال دستی لازم نباشد.

شرکت و مشتری‌های کوچک

همه‌ی مشتری‌های یک شرکت خدماتی سازمان نیستند. شرکت تعمیرات ساختمان هم قرارداد با برج اداری دارد و هم تعمیر کوچک برای یک واحد مسکونی. برای مشتری کوچک، فاکتور و پیوست و پیگیری مرحله‌ای زیادی است؛ یک لینک خدمت با قیمت ثابت یا لینک آزاد با مبلغ توافقی کافی است.

خوبی کار در یک پنل این است که هر دو نوع مشتری کنار هم مدیریت می‌شوند: قراردادهای بزرگ با فاکتور و اقساط، کارهای کوچک با لینک، و همه‌ی پرداخت‌ها در یک فهرست تراکنش با یک صف تأیید. تکنسینی که در محل کار کوچکی انجام داده، لینک را برای مشتری پیامک می‌کند و رسید به همان مسئول مالی می‌رسد که رسیدهای قراردادهای بزرگ را تأیید می‌کند.